Od czego zacząć z AI w firmie? Nie od ChatGPT.
W skrócie
Firmy kupują ChatGPT zanim wiedzą po co. Właściwy pierwszy krok to audyt procesów — mapowanie gdzie tracisz czas i pieniądze. Dopiero potem wybierasz narzędzie. Audyt procesów kosztuje mniej niż jeden źle dobrany tool, z którego nikt nie korzysta po miesiącu.
Większość firm zaczyna od ChatGPT — i to jest błąd
Scenariusz który powtarza się w polskich firmach. Firma słyszy o AI. Manager czyta artykuły, ogląda webinary, przekonuje zarząd. Kupują ChatGPT Enterprise dla dwudziestu osób. Wszyscy dostają maila z loginem. Przez tydzień ludzie testują — piszą maile, generują podsumowania, bawią się promptami. Po dwóch tygodniach cisza. Po miesiącu nikt tego nie używa.
Dlaczego? Bo firma kupiła narzędzie zanim zidentyfikowała problem. Nikt nie wie po co to jest. Nikt nie wie jak to wpasować w codzienną pracę. Ludzie wracają do starych nawyków bo nowe wymaga wysiłku bez jasnego celu.
To nie wina ChatGPT. To nie wina zespołu. To wina kolejności. Zaczęli od narzędzia zamiast od problemu.
Przykład
Wyobraź sobie firmę księgową, która kupuje ChatGPT dla 20 pracowników. Koszt: około 2400 zł miesięcznie. Po trzech miesiącach okazuje się, że korzystają 3 osoby — reszta nie wie po co im to. Ponad 7000 zł w błoto. A wystarczyło najpierw sprawdzić, czego zespół faktycznie potrzebuje. Gdyby zaczęli od audytu procesów — wiedzieliby że księgowym potrzebny jest system do automatycznego przetwarzania faktur, nie chatbot do pisania maili.
Nie mówię że ChatGPT jest zły. Mówię że kupowanie go jako pierwszego kroku to hazard. Czasem wypali. Częściej nie.
Trzy błędy które widzę w polskich firmach MŚP
Pracuję z firmami MŚP od piętnastu lat — najpierw sprzedaż B2B w branży FMCG, medycznej i automatyce przemysłowej. Teraz łączę to doświadczenie z AI i automatyzacją. Widzę te same błędy powtarzane w kółko.
Błąd 1: Zaczynanie od narzędzia zamiast od problemu
Manager pyta: jaki model AI wybrać? ChatGPT, Claude, Gemini? To złe pytanie. Dobre pytanie brzmi: który proces w mojej firmie zjada najwięcej czasu i pieniędzy? Dopiero jak znasz odpowiedź — szukasz narzędzia które rozwiązuje TEN problem.
Błąd 2: Brak zmapowanych procesów
Pytam: które zadania chcecie zautomatyzować? Odpowiedź: nie wiemy dokładnie, ale coś z fakturami. To za mało. Jeśli nie wiesz jak dokładnie wygląda proces — nie wiesz co automatyzować. Najpierw mapujesz każdy krok. Potem szukasz co można ulepszyć.
Błąd 3: Oczekiwanie natychmiastowych rezultatów
AI to nie magia. Jeśli Twoje procesy są chaosem — AI nie naprawi tego sam. Wzmocni chaos. Najpierw porządkujesz procesy ręcznie. Dopiero potem automatyzujesz to co działa.
Sprawdź czy robisz któryś z tych błędów
□ Kupiłeś licencję AI ale nikt nie wie dokładnie po co
□ Nie masz udokumentowanych procesów — wszystko w głowach ludzi
□ Oczekujesz że AI rozwiąże problemy organizacyjne
□ Nie wiesz ile czasu i pieniędzy tracisz na powtarzalnych zadaniach
Jeśli zaznaczyłeś choć jedno — potrzebujesz audytu procesów zanim wydasz pieniądze na narzędzia.
Od czego NAPRAWDĘ zacząć — 4 kroki
Właściwa kolejność nie zaczyna się od ChatGPT. Zaczyna się od zrozumienia co dzieje się w Twojej firmie.
Krok 1: Zmapuj procesy
Które zadania zajmują najwięcej czasu? Przetwarzanie faktur? Odpowiadanie na maile klientów? Aktualizowanie arkuszy? Kategoryzowanie dokumentów? Zapisz każdy krok każdego procesu. Kto co robi, w jakiej kolejności, ile to zajmuje czasu. Bez tego nie wiesz co automatyzować.
Krok 2: Zbierz dane
AI uczy się na danych. Czy masz z czego? Historię transakcji, archiwum maili, dokumentację procesów, przykłady rozwiązanych problemów? Jeśli wszystko jest w głowach ludzi albo w papierowych notatkach — AI nie ma z czego korzystać. Najpierw digitalizujesz.
Krok 3: Określ cel
Co konkretnie chcesz poprawić? Skrócić czas przetwarzania faktur o 50%? Zmniejszyć liczbę błędów w dokumentach o 30%? Zwiększyć przepustowość procesu o 20%? Cel musi być konkretny i mierzalny. Bez tego nie będziesz wiedział czy wdrożenie się udało.
Krok 4: Pilot w jednym obszarze
Nie automatyzuj wszystkiego naraz. Wybierz jeden proces. Zbuduj mały pilot. Zmierz rezultaty. Jeśli działa — skaluj. Jeśli nie — popraw albo spróbuj innego obszaru. Małe testy oszczędzają wielkie porażki.
Właściwa kolejność
Problem → Dane → Cel → Narzędzie
Nie: Narzędzie → Problem → Rozczarowanie
Większość firm robi to w odwrotnej kolejności. Dlatego większość wdrożeń AI nie działa.
Dlaczego audyt procesów to lepszy pierwszy krok
Audyt procesów pokazuje gdzie AI ma sens zanim wydasz pieniądze na narzędzia. Mapuje co robisz, identyfikuje wąskie gardła, szacuje potencjał automatyzacji. Dostajesz konkretny plan działania zamiast "zobaczmy co wyjdzie".
Jak to wygląda w praktyce? Rozmawiam z osobami odpowiedzialnymi za procesy. Mapuję co robią krok po kroku. Oceniam każdy proces pod kątem wpływu na biznes, łatwości wdrożenia i gotowości firmy. Na końcu dostajesz raport z mapą procesów, rekomendacjami uszeregowanymi według priorytetów, oszacowaniem kosztów i ROI oraz mapą drogową wdrożenia.
Pierwsza rozmowa bezpłatna, 30 minut. Wycena indywidualna po rozmowie.
Co dostajesz z audytu procesów
Dokumentacja: Mapa procesów — kto co robi, ile to zajmuje, gdzie są wąskie gardła
Rekomendacje: Które procesy automatyzować w pierwszej kolejności i dlaczego
Szacowanie: Koszty wdrożenia i przewidywany ROI dla każdej rekomendacji
Roadmap: Plan działania — co robić najpierw, co potem, w jakiej kolejności
Spotkanie: Omówienie raportu — odpowiadam na pytania, wyjaśniam rekomendacje
Po audycie wiesz dokładnie co robić dalej. Może to będzie ChatGPT — ale dla konkretnego zespołu, do konkretnego zadania, z konkretnym celem. Może to będzie system do automatycznego przetwarzania faktur. Może prosty skrypt w n8n. Może szkolenie zespołu. Zależy co audyt pokaże.
Co można zrobić po audycie — przykłady z portfolio
Oto projekty z mojego portfolio, które pokazują co MOŻNA zrobić po audycie procesów.
Agent AI do przetwarzania faktur
System który automatycznie czyta faktury PDF, wyciąga dane (kwoty, daty, kontrahenci), kategoryzuje koszty i zapisuje w bazie. Zbudowany w n8n z OpenAI API. Oszczędza godziny ręcznego przepisywania danych. Coś takiego wychodzi z audytu który pokazuje że księgowość spędza 15 godzin tygodniowo na przetwarzaniu faktur.
Generator treści AI z kontrolą kosztów
Własny interfejs do ChatGPT dla zespołu marketingowego. Nie płacisz za licencje per user — płacisz tylko za faktyczne użycie API. Dashboard pokazuje koszty w czasie rzeczywistym. Coś takiego wychodzi z audytu który pokazuje że zespół potrzebuje AI do treści ale standardowe licencje są za drogie.
Automatyzacja workflow w n8n
Połączenie różnych systemów — CRM, mail, arkusze, bazy danych — w jeden automatyczny przepływ pracy. Klient wysyła zapytanie mailem → system tworzy rekord w CRM → wysyła potwierdzenie → aktualizuje arkusz. Bez ręcznej pracy. Coś takiego wychodzi z audytu który pokazuje że ludzie spędzają godziny na kopiowaniu danych między systemami.
To rzeczywiste projekty które zbudowałem używając Python, n8n, Streamlit i OpenAI API. Pokazują co jest możliwe — ale dopiero jak wiesz gdzie jest problem.
Jak wygląda współpraca — konkretnie
Nie sprzedaję licencji ani gotowych rozwiązań. Nie obiecuję że AI rozwiąże wszystko. Oferuję audyt procesów który pokazuje gdzie jest potencjał — a potem pomagam to wdrożyć.
Pierwszy krok: rozmowa wstępna
30 minut, online, bezpłatnie. Przed rozmową wysyłam krótki kwestionariusz — kilka pytań o firmę, procesy, bolączki. Na rozmowie poznaję czym się zajmujesz, ilu masz pracowników, co zabiera czas, co frustruje. Audyt ma zawsze sens — pytanie to nie "czy", tylko "gdzie jest największy potencjał".
Drugi krok: audyt procesów
2-5 dni roboczych, zdalnie lub hybrydowo. Rozmawiam z osobami odpowiedzialnymi za procesy. Mapuję każdy krok. Oceniam pod kątem wpływu na biznes, łatwości wdrożenia i gotowości firmy.
Trzeci krok: raport i roadmap
Dostajesz dokument z mapą procesów, rekomendacjami, oszacowaniem kosztów i ROI oraz planem wdrożenia. Plus spotkanie na którym omawiam raport i odpowiadam na pytania.
Co dalej?
Po audycie decydujesz co dalej. Mogę przeszkolić Twój zespół z praktycznego wykorzystania AI. Mogę zbudować automatyzację w n8n lub aplikację dopasowaną do Twoich procesów. Mogę prowadzić wdrożenie od A do Z i wspierać firmę na kolejnych etapach. Audyt daje Ci mapę — a ja pomagam ją zrealizować.
Nie kupuj ChatGPT — zrób audyt
ChatGPT dla zespołu kosztuje około 120 złotych miesięcznie na osobę. Dla dwudziestu osób to 2400 złotych miesięcznie. Jeśli po trzech miesiącach okaże się że korzystają trzy — straciłeś ponad 7000 złotych.
Audyt procesów pokazuje konkretnie gdzie AI ma sens i gdzie nie ma. Oszczędza wielokrotność swojego kosztu bo zapobiega błędnym decyzjom.
Nie mówię że nie kupuj ChatGPT. Mówię że nie kupuj go jako pierwszego kroku. Najpierw zrozum swoje procesy. Potem wybierz narzędzie które rozwiązuje konkretny problem.
Jeśli rozpoznajesz błędy opisane w tym artykule — czas na rozmowę.
Przypisy
Audyt procesów* — systematyczna analiza zadań wykonywanych w firmie w celu identyfikacji tych które można zautomatyzować lub usprawnić za pomocą AI. Obejmuje mapowanie procesów, ocenę potencjału automatyzacji i oszacowanie ROI.
n8n* — narzędzie no-code do automatyzacji workflow. Pozwala łączyć różne systemy (CRM, mail, bazy danych) w automatyczne przepływy pracy bez pisania kodu.
ROI (Return on Investment)* — zwrot z inwestycji. Stosunek korzyści do kosztów. Jeśli wydajesz 5000 złotych na automatyzację która oszczędza 2000 złotych miesięcznie — ROI wynosi 2.5 miesiąca.
Umów 30-minutową rozmowę — bezpłatnie. Opowiesz o swojej firmie, ja powiem czy widzę przestrzeń na AI i jak wyglądałby audyt procesów w Twoim przypadku. Żadnych zobowiązań.
