Agent AI do przetwarzania faktur
Obsługa faktur to jeden z tych procesów, w których wiele firm nadal wykonuje dużą część pracy ręcznie: pobiera dokumenty, odczytuje dane, przepisuje kwoty, kontroluje terminy i aktualizuje rejestry. To powtarzalna praca, która zabiera czas i zwiększa ryzyko pomyłek.
W ramach projektu stworzyłem system wykorzystujący AI do automatyzacji przetwarzania faktur przychodzących — od pobrania dokumentu, przez odczytanie najważniejszych informacji, aż po zapis danych w uporządkowanym rejestrze.
Problem
Faktury mogą trafiać do firmy różnymi kanałami i w różnych formatach. Ich ręczne przetwarzanie oznacza wykonywanie tych samych czynności przy każdym dokumencie, a wraz ze wzrostem liczby faktur rośnie zarówno nakład pracy, jak i ryzyko błędów lub duplikatów.
Rozwiązanie
Zbudowany workflow automatyzuje kolejne etapy procesu i wykorzystuje AI do odczytywania oraz porządkowania danych zawartych w dokumentach.
- pobiera faktury z określonych kanałów, np. Gmaila lub komunikatora,
- przetwarza dokumenty PDF, skany i zdjęcia,
- odczytuje kluczowe informacje, takie jak sprzedawca, kwota, data i numer dokumentu,
- zamienia dane z dokumentu na ustrukturyzowaną formę,
- zapisuje informacje w centralnym rejestrze,
- pozwala ograniczyć ryzyko ponownego przetworzenia tego samego dokumentu.
Co pokazuje ten projekt?
AI może być najbardziej użyteczne wtedy, gdy staje się jednym z elementów dobrze zaprojektowanego procesu, a nie samodzielnym narzędziem działającym obok systemów firmy.
- mniej ręcznego przepisywania danych,
- krótszy czas obsługi dokumentów,
- bardziej uporządkowany rejestr kosztów,
- mniejsze ryzyko pomyłek wynikających z ręcznego wprowadzania danych,
- możliwość dalszej integracji procesu z innymi systemami firmy.
Technologia
- n8n — orkiestracja procesu i integracja poszczególnych usług,
- OpenAI API — analiza dokumentów i ekstrakcja danych,
- Gmail — pobieranie dokumentów z poczty,
- Google Drive / Google Sheets — przechowywanie dokumentów i prowadzenie rejestru.
To prototyp pokazujący, jak połączyć AI, automatyzację i istniejące narzędzia firmy w jeden proces. Podobne podejście można zastosować również do innych dokumentów i powtarzalnych procesów administracyjnych.
